Für Hausverwaltungen & Wohnungsunternehmen
Betriebskostenabrechnungen, die gegengelesen sind, bevor sie rausgehen.
Der Abrechnungslauf ist erledigt, und dann beginnt die eigentliche Arbeit: jede Abrechnung durchgehen, Schlüssel gegenprüfen, Vorjahr vergleichen, Anschreiben tippen. Ich baue den Ablauf, der das übernimmt und Ihrem Team das Lesen überlässt.
30 Minuten · unverbindlich · Festpreis vor dem Start
Was sich ändert
Derselbe Vorgang, einmal von Hand und einmal nicht.
Heute
- Jede Abrechnung einzeln durchgehen
- Verteilerschlüssel von Hand gegenprüfen
- Vorjahr aus einem anderen Fenster vergleichen
- Ergebnis ins System übertragen
- Anschreiben jedes Mal neu tippen
- Beim zweihundertsten Vorgang dieselbe Konzentration aufbringen
Danach
- Abrechnung wird ausgelesen und abgeglichen
- Auffälligkeiten liegen markiert und begründet vor
- Vorjahresabweichungen fallen von selbst auf
- Ergebnis steht strukturiert im System
- Anschreiben liegt als Entwurf bereit
- Ihr Team liest und entscheidet, statt zu suchen
600 Arbeitsstunden im Jahr. So viel hat die Immobilienabteilung eingespart, für die dieser Ablauf gebaut wurde. Gemessen von der Abteilung selbst, nicht hochgerechnet. Das entspricht gut einem Drittel einer Vollzeitstelle, die jetzt in Vorgängen steckt, die wirklich eine Entscheidung brauchen.
Der Ablauf
Fünf Schritte, einer davon menschlich.
Und zwar der letzte, bewusst. Ein Ablauf, der eigenmächtig entscheidet und versendet, wäre in dieser Branche nicht einsetzbar.
- 01
Abrechnung kommt herein
Aus dem Abrechnungslauf Ihres Systems, als Datei oder aus dem Postfach. Ausgelesen wird maschinell, niemand tippt etwas ab.
- 02
Positionen werden abgeglichen
Jede Position wird gegen die Regelwerke abgeglichen, nach denen Ihr Haus ohnehin arbeitet: den Katalog des § 2 BetrKV und die Vorgaben der Heizkostenverordnung. Dazu die eigenen Vorgaben. Verteilerschlüssel, Vorjahreswerte, Leerstand.
- 03
Auffälliges wird markiert
Nicht stillschweigend geändert, sondern markiert und begründet. Sie sehen, was auffällt und warum, und entscheiden, was daraus folgt.
- 04
Ergebnis geht ins System
Strukturiert zurück in Ihr Verwaltungssystem, statt in eine weitere Excel-Liste. Keine Doppelerfassung, kein Medienbruch.
- 05
Anschreiben liegt bereit
Als Entwurf, vorformuliert aus dem konkreten Fall. Gelesen, angepasst und freigegeben wird von Ihrem Team.
Fragen
Was vorher geklärt gehört.
Allgemeinere Fragen, zu Systemen, Kosten und Einführung, stehen auf der Übersichtsseite.
- Erstellt das die Abrechnung oder liest es sie gegen?
- Es liest gegen. Erstellen kann Ihr Verwaltungssystem, das ist gelöst. Ungelöst ist der Schritt danach: die fertige Abrechnung durchgehen, bevor sie rausgeht. Genau dort setzt der Ablauf an.
- Was passiert mit dem, was auffällt?
- Es wird markiert und begründet, und es landet auf dem Tisch Ihres Teams. Der Ablauf ändert von sich aus nichts an einer Abrechnung. Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine bewusste Entscheidung, in einer Branche, in der die Verantwortung beim Verwalter bleibt, wäre alles andere nicht einsetzbar.
- Woher weiß das System, was bei uns gilt?
- Aus Ihren Vorgaben. Verteilerschlüssel, Mietvertragsregelungen, Besonderheiten einzelner Objekte, das wird zu Beginn einmal hinterlegt und danach gepflegt. Ein Ablauf, der die Eigenheiten Ihres Bestands nicht kennt, produziert Falschmeldungen, und Falschmeldungen kosten mehr Zeit, als sie sparen.
- Wie steht es um die Mieterdaten?
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32. Wo verarbeitet wird, legen wir vor dem Start fest, auf Wunsch ausschließlich in Ihrer eigenen Umgebung, sodass keine Mieterdaten das Haus verlassen. Auf Ihren Daten wird nicht trainiert.
- Läuft das mit unserem System?
- Angedockt wurde bisher unter anderem an Aareon Wodis Sigma, Aareon GAP Immotion, Aareon Wodis Yuneo, Haufe wowinex und weitere. Entscheidend ist nicht der Produktname, sondern ob sich das System ansprechen lässt, über Schnittstelle, Export oder notfalls über die Oberfläche. Das klären wir im Erstgespräch, bevor irgendetwas beauftragt wird.
- Was kostet das?
- Vor dem Start steht ein Festpreis. Ob er sich trägt, rechnen wir vorher gemeinsam durch: Zahl der Einheiten, Aufwand je Vorgang heute, interner Stundensatz. Geht die Rechnung nicht auf, sage ich das, das ist billiger als ein Projekt, das nichts einbringt.
Ich entwickle und betreibe die technische Lösung. Ich erbringe keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des § 2 RDG und keine Rechtsberatung. Die fachliche Freigabe und die Verantwortung für jede Abrechnung verbleiben bei Ihnen.
Wie viele Einheiten rechnen Sie im Jahr ab?
Aus dieser einen Zahl und dem Aufwand je Vorgang lässt sich in zehn Minuten ausrechnen, ob sich das für Sie trägt. Kostenfrei und ohne Verkaufsgespräch danach.