Ersetzt das unsere Hausverwaltungssoftware?

Nein, und das ist Absicht. Wodis, DOMUS, iX-Haus, PowerHaus oder immoware24 bleiben, wo sie sind. Was ich baue, sitzt davor und dahinter: die Arbeit, die heute zwischen Postfach, Beleg und System von Hand passiert. Ein Systemwechsel bindet Sie ein Jahr, das hier ein paar Wochen.

Entscheidet dann eine Maschine über unsere Abrechnungen?

Nein. Der Ablauf bereitet vor, gleicht ab und markiert, was auffällt, mit Begründung und nachvollziehbar. Freigegeben wird von Ihrem Team. Das ist nicht nur eine Frage der Haltung: Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung wäre nach Art. 22 DSGVO ohnehin problematisch, und eine formale Bestätigung ohne inhaltliche Prüfung genügt dafür nicht.

Ist das eine Rechtsprüfung?

Nein. Ich entwickle und betreibe die technische Lösung, ich erbringe keine Rechtsdienstleistung im Sinne des § 2 RDG und keine Rechtsberatung. Das System gleicht Positionen gegen die Regelwerke ab, nach denen Ihr Haus ohnehin arbeitet, und legt Ihnen vor, was auffällt. Die rechtliche Bewertung und die Freigabe bleiben bei Ihnen, dort, wo die Verantwortung ohnehin liegt.

Wir arbeiten mit Mieterdaten. Wie ist der Datenschutz geregelt?

Über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32. Wo verarbeitet wird, legen wir vor dem Start fest, auf Wunsch ausschließlich in Ihrer eigenen Umgebung, sodass keine Mieterdaten das Haus verlassen. Eingesetzte Modelle laufen ohne Training auf Ihren Daten.

Was kostet das, und ab wann rechnet es sich?

Vor dem Start steht ein Festpreis. Ob er sich rechnet, lässt sich vorher ausrechnen: wie viele Vorgänge im Jahr, wie lange dauert einer heute, was kostet die Stunde intern. Geht die Rechnung nicht auf, sage ich das im Erstgespräch, das ist für uns beide billiger als ein Projekt, das niemandem etwas bringt.

Wie lange dauert die Einführung?

Ein einzelner, klar umrissener Ablauf steht meist in zwei bis sechs Wochen, abhängig davon, wie schnell wir an Testdaten und an die Schnittstelle Ihres Systems kommen. Vor dem Start bekommen Sie einen Termin, keine Spanne.

Wir sind eine kleine Verwaltung. Lohnt sich das überhaupt?

Es hängt nicht an der Zahl der Mitarbeiter, sondern an der Zahl der Wiederholungen. Ein Ablauf, der zweihundertmal im Jahr gleich läuft, rechnet sich auch bei fünf Personen im Büro. Einer, der zwölfmal im Jahr läuft, meistens nicht.

Machen Sie auch Websites?

Ja. Angefangen habe ich damit, und ich baue sie weiterhin, für Verwaltungen genauso wie für Betriebe aus dem Ruhrgebiet. Die Referenzen stehen offen auf der Seite.

Immobilienwirtschaft

KI für Hausverwaltungen, die Arbeit abnimmt statt Systeme zu ersetzen.

Abrechnung, Belege, Anrufannahme: die Vorgänge, die sich jedes Jahr gleich wiederholen und trotzdem jedes Mal von Hand laufen. Ich baue die Abläufe, die das übernehmen, angedockt an Ihr Verwaltungssystem, nicht anstelle davon.

Kostenloses Erstgespräch 0176 23866027

30 Minuten · unverbindlich · aus Herne, deutschlandweit

Wo die Branche steht

Es fehlt nicht an Personal. Es fehlt an Stunden.

der Immobilienverwaltungen berichten von Überlastung: 70 %der Immobilienverwaltungen berichten von ÜberlastungVDIV-Branchenbarometer 2025
trennen sich von zeitaufwändigen Objekten: 63 %trennen sich von zeitaufwändigen ObjektenVDIV-Branchenbarometer 2025
sehen in der Rechnungsverarbeitung das größte Automatisierungspotenzial: 78 %sehen in der Rechnungsverarbeitung das größte AutomatisierungspotenzialZIA/EY Digitalisierungsstudie 2024
erwarten, dass KI beim Fachkräftemangel hilft: 79 %erwarten, dass KI beim Fachkräftemangel hilftZIA/EY Digitalisierungsstudie 2024

Der Unterschied

Erstellen kann Ihre Software. Was danach kommt, nicht.

Jedes gängige Verwaltungsprogramm erzeugt Ihnen eine Betriebskostenabrechnung. Keines nimmt Ihnen ab, was danach passiert: Positionen sichten, Verteilerschlüssel gegenprüfen, Vorjahr vergleichen, Auffälliges finden, und all das, bevor die Abrechnung rausgeht.

Genau dieser Schritt ist der teuerste. Er ist reine Wiederholung, er verlangt beim zweihundertsten Vorgang dieselbe Aufmerksamkeit wie beim ersten, und er entscheidet darüber, wie viele Widersprüche Sie danach bearbeiten.

Dort setze ich an. Nicht als weiteres Programm, sondern als Ablauf, der sich an das hängt, was Sie schon haben.

Aus einem laufenden Projekt

600 h

weniger Handarbeit im Jahr, in der Immobilienabteilung, für die der Ablauf gebaut wurde. Gemessen von der Abteilung selbst, nicht hochgerechnet.

Den Fall im Detail ansehen

Wo es sich lohnt

Vier Abläufe, bei denen sich die Rechnung fast immer trägt.

Nicht, weil sie technisch reizvoll wären, sondern weil sie oft genug vorkommen. Ein Vorgang, der zweihundertmal im Jahr gleich läuft, rechnet sich. Einer, der zwölfmal läuft, meistens nicht.

Betriebskostenabrechnung vor dem Versand

Der Vorgang, der im Jahr am meisten Handarbeit bindet, und der sich am genauesten beschreiben lässt, weil er jedes Mal gleich abläuft.

Abrechnungen werden ausgelesen statt abgetippt
Jede Position wird gegen den Katalog des § 2 BetrKV und die Vorgaben der HeizkostenV abgeglichen
Auffälligkeiten werden markiert und begründet, nicht stillschweigend geändert
Das Ergebnis geht strukturiert ins bestehende System
Das Anschreiben liegt als Entwurf bereit, die Freigabe bleibt bei Ihnen

600 Stunden weniger Handarbeit im Jahr, gemessen von der Abteilung, für die es gebaut wurde.

Mehr dazu

Belegläufe und Buchhaltung

Belege kommen aus zehn Richtungen und müssen in eine. Das ist kein Denkproblem, sondern ein Sortierproblem, und Sortieren können Maschinen.

Belege werden erkannt, zugeordnet und dem richtigen Objekt zugebucht
Wiederkehrende Posten laufen ohne Zutun durch
Was nicht eindeutig ist, landet als Frage auf dem Tisch statt als Fehler im System
Der Monatsabschluss beginnt mit einer Liste statt mit einer Suche

Anrufannahme und Mieteranliegen

Der einzige Prozess, bei dem die Branche KI bereits selbst als Lösung sucht. Das Telefon klingelt schneller, als jemand abnehmen kann.

Anliegen werden aufgenommen, eingeordnet und weitergeleitet
Wiederkehrende Fragen werden direkt beantwortet
Alles landet als Vorgang im System, nicht als Notizzettel
Rückrufe entstehen als Aufgabe, nicht als Erinnerung im Kopf

Eigentümerversammlung

Einladung, Tagesordnung, Beschlussvorlagen, Protokoll, Umlaufbeschlüsse. Ein Ablauf, der jedes Jahr identisch ist und jedes Jahr neu gemacht wird.

Einladungen und Tagesordnungen entstehen aus den Objektdaten
Beschlussvorlagen werden vorbereitet statt abgeschrieben
Das Protokoll entsteht mit, nicht danach
Fristen und Zustellungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert

Ihr System bleibt

Angedockt, nicht ausgetauscht.

Sie haben ein Verwaltungssystem, Sie haben es eingeführt, und Ihr Team kann damit umgehen. Es zu wechseln kostet Sie ein Jahr. Es zu entlasten kostet Sie ein paar Wochen.

Aareon Wodis Sigma
Aareon GAP Immotion
Aareon Wodis Yuneo
Haufe wowinex
Haufe PowerHaus
Haufe axera
DOMUS ERP & 4000
CREM iX-Haus
immoware24
casavi
etg24

Steht Ihr System nicht dabei? Entscheidend ist nicht der Name, sondern ob es sich ansprechen lässt, über Schnittstelle, Export oder notfalls über die Oberfläche selbst.

81,4 %: der Wohnungsunternehmen setzen ein System aus dem Hause Aareon ein (GdW Information 171, 2024)
49: verschiedene Programme sind bei Hausverwaltungen im Einsatz (VDIV-Verwalter-Monitor, 2024)

Warum ich

Vier Punkte, die den Unterschied machen.

Ihr System bleibt

Wodis, DOMUS, iX-Haus, PowerHaus, immoware24, was läuft, läuft weiter. Gebaut wird das, was davor und dahinter von Hand passiert. Ein Systemwechsel kostet Sie ein Jahr; das hier kostet Sie ein paar Wochen.

Vor dem Versand, nicht danach

Die gängigen Programme automatisieren das Erstellen. Was danach kommt. Positionen sichten, Schlüssel gegenprüfen, Auffälliges finden, bleibt Handarbeit. Genau dort setze ich an, damit Widersprüche gar nicht erst entstehen.

Entschieden wird bei Ihnen

Die Maschine bereitet vor, markiert und begründet. Die fachliche Freigabe trifft weiterhin Ihr Team. Das ist keine Einschränkung, sondern die Bedingung, unter der so etwas in einer haftungsbehafteten Branche überhaupt einsetzbar ist.

Aus dem Ruhrgebiet

Die spezialisierten Anbieter für diesen Bereich sitzen in Hamburg, im Rhein-Main-Gebiet und bei München. In NRW gibt es keinen, dabei sitzt hier die höchste Dichte an Wohnungsunternehmen und Genossenschaften des Landes.

Für wen

Vier Häuser, ein Problem: die Arbeit wächst schneller als das Team.

Hausverwaltungen

Miet- und WEG-Verwaltung. Der Bestand wächst, das Team nicht. Wer Objekte abgibt, weil die Arbeit nicht mehr passt, hat kein Personalproblem, sondern ein Prozessproblem.

Wohnungsunternehmen & Genossenschaften

Eigener Bestand, gewachsene Abläufe, ein Bestandssystem, das bleibt. Gesucht wird kein neues System, sondern weniger Handarbeit im vorhandenen.

Immobilienabteilungen

Unternehmen, die eigene Flächen verwalten, ohne eine Verwaltung zu sein. Hier entstand der Fall, der 600 Stunden im Jahr freigemacht hat.

Asset- und Property-Manager

Viele Objekte, viele Datenquellen, monatliche Berichte. Was regelmäßig gleich abläuft, muss nicht von Hand ablaufen.

Fragen

Was Verwaltungen vorher wissen wollen.

Ersetzt das unsere Hausverwaltungssoftware?: Nein, und das ist Absicht. Wodis, DOMUS, iX-Haus, PowerHaus oder immoware24 bleiben, wo sie sind. Was ich baue, sitzt davor und dahinter: die Arbeit, die heute zwischen Postfach, Beleg und System von Hand passiert. Ein Systemwechsel bindet Sie ein Jahr, das hier ein paar Wochen.
Entscheidet dann eine Maschine über unsere Abrechnungen?: Nein. Der Ablauf bereitet vor, gleicht ab und markiert, was auffällt, mit Begründung und nachvollziehbar. Freigegeben wird von Ihrem Team. Das ist nicht nur eine Frage der Haltung: Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung wäre nach Art. 22 DSGVO ohnehin problematisch, und eine formale Bestätigung ohne inhaltliche Prüfung genügt dafür nicht.
Ist das eine Rechtsprüfung?: Nein. Ich entwickle und betreibe die technische Lösung, ich erbringe keine Rechtsdienstleistung im Sinne des § 2 RDG und keine Rechtsberatung. Das System gleicht Positionen gegen die Regelwerke ab, nach denen Ihr Haus ohnehin arbeitet, und legt Ihnen vor, was auffällt. Die rechtliche Bewertung und die Freigabe bleiben bei Ihnen, dort, wo die Verantwortung ohnehin liegt.
Wir arbeiten mit Mieterdaten. Wie ist der Datenschutz geregelt?: Über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32. Wo verarbeitet wird, legen wir vor dem Start fest, auf Wunsch ausschließlich in Ihrer eigenen Umgebung, sodass keine Mieterdaten das Haus verlassen. Eingesetzte Modelle laufen ohne Training auf Ihren Daten.
Was kostet das, und ab wann rechnet es sich?: Vor dem Start steht ein Festpreis. Ob er sich rechnet, lässt sich vorher ausrechnen: wie viele Vorgänge im Jahr, wie lange dauert einer heute, was kostet die Stunde intern. Geht die Rechnung nicht auf, sage ich das im Erstgespräch, das ist für uns beide billiger als ein Projekt, das niemandem etwas bringt.
Wie lange dauert die Einführung?: Ein einzelner, klar umrissener Ablauf steht meist in zwei bis sechs Wochen, abhängig davon, wie schnell wir an Testdaten und an die Schnittstelle Ihres Systems kommen. Vor dem Start bekommen Sie einen Termin, keine Spanne.
Wir sind eine kleine Verwaltung. Lohnt sich das überhaupt?: Es hängt nicht an der Zahl der Mitarbeiter, sondern an der Zahl der Wiederholungen. Ein Ablauf, der zweihundertmal im Jahr gleich läuft, rechnet sich auch bei fünf Personen im Büro. Einer, der zwölfmal im Jahr läuft, meistens nicht.
Machen Sie auch Websites?: Ja. Angefangen habe ich damit, und ich baue sie weiterhin, für Verwaltungen genauso wie für Betriebe aus dem Ruhrgebiet. Die Referenzen stehen offen auf der Seite.

Ich entwickle und betreibe die technische Lösung. Ich erbringe keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des § 2 RDG und keine Rechtsberatung. Die fachliche Freigabe und die Verantwortung für jede Abrechnung verbleiben bei Ihnen.

Welcher Vorgang kostet Sie am meisten Zeit?

30 Minuten, kostenfrei. Sie schildern den Ablauf, ich rechne mit Ihnen durch, ob sich eine Lösung trägt, und sage es Ihnen, wenn nicht.

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